Elektrooniline side muutub tänapäeval üha populaarsemaks kui telefonikõned, "tigude" post ja isegi mõnel juhul näost-näkku kohtumised. Igas professionaalses keskkonnas, sealhulgas meditsiiniasutuses, on oluline e-kirjade saatmisel töökaaslastele, patsientidele, arstidele, haiglatele, müüjatele või teistele spetsialistidele mitmesuguseid asju.
Inimesed veedavad suure osa oma päevast avanemisest ja e-kirjade lugemisest.
Väärtuslikku aega ei tohiks raisata ebaefektiivsete ja ebaoluliste e-kirjade jaoks. Sama professionaalsus, mida telefoni, kirjavahetuse või näost näkku kasutaksite, tuleks samuti väljendada e-posti teel. Pidage alati meeles, et e-post on kommunikatsioonivorming ja viis, kuidas vastuvõtja tõlgendab sõnumit, on ainus asi, mis on oluline.
Enne e-posti loomist ja saatmist küsige endalt mitu küsimust.
- Kas ma saan ma saata oma e-posti teel parima kommunikatsiooni vormi?
- Kas see on professionaalne?
- Kas see on HIPAA nõuetele vastav?
- Kas see esindab mind ja meditsiinibüroo täpselt?
E-posti etikett reegel # 1
Mõelge sõnumi sisule enne, kui vajutate SEND . Veenduge, et e-kiri oleks teie sõnumi jaoks sobilik suhtlusvorm, mitte telefonikõne või koosolek. Pidage meeles, et sisu peaks peegeldama teie meditsiinibüroos oodatava pildi ja professionaalsuse taset.
Ärge saatke, edasta ega anna e-kirju, mis sisaldavad varjatud, solvavat, laimavat, laimavat, rassistlikku või seksuaalset iseloomu. Karistused võivad olla tõsised teie ja meditsiinitalituse jaoks.
E-posti etikett reegel # 2
Kas kasutage õiget grammatikat, kirjavahemärke ja õigekirja. Jällegi on teie sõnum teie Meditsiinibüroo peegeldus.
Samuti kindlasti hoidke sõnumit lühidalt ja kasutage sõnumi jaoks sobivat paigutust, mis muudab selle loetaks lihtsamaks. Korrake oma e-kirju, enne kui klõpsate SEND .
Ärge kasutage ALL CAPS, sest seda peetakse võrgukeskkonnas maailma karjuvateks või karjuvateks. Sõna või fraasi rõhutamiseks kasutage rasvavõitu või kaldkirja . Samuti vältige äärmiselt väljamõeldud või kummalisi fonte, kuna see muudab teie e-posti raskemaks lugemiseks.
E-posti etikett reegel # 3
Veenduge, et e-kiri saadetakse vastavale adressaadile. Informatsiooni meditsiinibüroos, eriti seoses patsiendi informatsiooniga, tuleks jagada ainult vajadusel teada saada. Samuti leiavad, et inimesed võivad lugeda neile mitteoluliseks olevat teavet kui rämpsposti.
Ärge arutame isiklikku ja konfidentsiaalset teavet ega lisage patsiendi failid e-kirja. Kasutage patsiendi kontonumbreid või meditsiinilisi registreerimisnumbreid, et soovitada kellelgi kontot vaadata. Teie andmed tuleks seal märkida.
E-posti etikett reegel # 4
Kui võimalik, vastake professionaalsetele e-kirjadele 24 tunni jooksul. Kui see ei anna teile piisavalt aega, siis vastake vähemalt sellele, et olete saanud selle e-kirja ja saate neile niipea kui võimalik.
Ärge vastake rämpspostule ega tellimise / tellimuse tühistamise taotlustele.
See tekitab ainult rämpsposti, mis ületab teie ettevõtte e-posti.
E-posti etikett reegel # 5
Ärge hoia emotsioone e-kirjadest. Olge viisakas ja professionaalne. Tea, kes saab olla mitteametlik, kui on piisavalt aega, et ehitada seda tüüpi suhteid.
Ärge öelge midagi e-kirjas, mida võite hiljem kahetseda. Olge vihase e-kirja saatmisel või sellele vastamisel ettevaatlik. Ärge kunagi esitage isiklikke märkusi teise isiku kohta, tehke kommentaare, mis solvaksid keegi või ütleksid midagi, mida te isiklikult ei ütleks.
E-posti etikett reegel # 6
Hoidke huumorit, nalju ja irooniat minimaalseks. Eesmärgid on e-kirjades sageli "tõlkes kaotatud" ja inimesed ei pruugi alati nalja saada.
Mõelge sellele saaja vaatenurgast.
Ärge saatke, edastage ega anna vastust keti tähtedele. See on ebaprofessionaalne käitumine ja mõned inimesed näevad seda rämpspostiga. Pidage meeles, et kõik saatja edastatavad andmed peaksid peegeldama teie meditsiinibüroo eeldatavat pilti ja professionaalsust.