Arstliku büroo ettekanne võib olla väga hõivatud koht. Vastuvõtu personal on meditsiiniasutuse tõrgeteta toimimiseks hädavajalik. Vastuvõttev personal koosneb tavaliselt administraatoritest ja / või meditsiinilistelt abistajatelt ja sõltuvalt meditsiinitalituse suurusest võib üks isik olla mõlemad. Kliinilised ülesanded on kõrvale jäetud, vastutav on viie administratiivkohustuse eest:
- Tervitades patsiente
- Telefoni vastamine ja haldamine
- Kohtumiste ajakava
- Interoffice'i kommunikatsioon
- Väline kirjavahetus
1 -
TervituskaaslasedTervituskaaslased ei puuduta ainult seda, mida te ütlete, vaid ka seda, kuidas te suhtlete patsientidega. Vastutav vastuvõtt on patsientide enesetäiendamise eest vastutav.
Vastuvõtukeskus on esimene mulje, mida patsient saab meditsiinipraktikas kutsudes või külastades. Oluline on, et vastuvõtt teenindaks erakorralist klienditeenindust ja oleks meditsiinipraktika positiivne esindatus.
Siin on teisi võimalusi patsientide tervitamiseks:
- Telefon vastab, säilitades viisakalt, järjekindlalt, kasutades selleks õiget telefonikoodeksit
- Vastuvõtupiirkond hoiab puhta ja korraldatud
- Registreerib uusi patsiente ja ajakohastab olemasolevat patsientide demograafiat, kogudes patsiendile üksikasjalikku teavet patsiendi kohta, sealhulgas isiklikku ja finantsteavet
- Hõlbustab patsiendi voogu, teavitades patsiendi saabumist pakkujat, teades viivitusi ja suhtledes patsientide ja kliiniliste töötajatega
- Vastutus patsientide, võimalikele patsientidele ja külastajatele päringuid viisakalt
2 -
Haldab telefoniTelefonile vastates viisakalt ja järjepidevalt on osa tervituskaaslastest patsientidest, ei ole ainus eesõigus telefoniülesannete kohustus. Vastuvõtukõnede vastuvõtmise eest vastutab vastuvõtja ning vajadusel ka väljaminevad kõned.
- Sissetulevad kõned: sissetulevad kõned hõlmavad patsiendi kõnesid, telemarketiid, farmatseutilisi repsi, muid arste ja palju muud. Juhtpaneel peab suhtlemisoskust kasutavate telefonide haldamisel kasutama õiget telefoni-etiketti: olema aktiivne kuulaja, head telefoniomadused, ekraanikõned, taktika kasutamine, küsimuste esitamine ja konfidentsiaalsuse säilitamine.
- Väljuvad kõned: mõnikord võib vastuvõtt olla väljuvate kõnede asetamiseks, et arutada patsiendi kohtumist, teha väljaspool kohtumisi või suunamisi või tellida tarneid. Meditsiiniasutuse esindajatena on sama oluline ka telefonikõnede korrektne kasutamine.
3 -
Kohtumise ajakavaEfektiivne sõiduplaanimine on vajalik suurepärase patsiendi kogemuse ja sujuva patsiendi voolu tagamiseks. Enamik meditsiiniasutusi kasutavad planeerimise tarkvara, mis muudab ajakavade määramise lihtsamaks ja lihtsaks. Ent vastuvõtt peab olema võimeline täitma tühistamisi või mitte esitama ja muutuma tõhusaks, kui edastada patsientidele ja arstidele ajakava muudatusi.
4 -
Interoffice'i teatisMeditsiinibüroo esikoht on nagu kommunikatsioonibüroo. Enamik internetiteenuseid teostab vastuvõtjariiki, eriti kui see hõlmab patsiendiga seotud mis tahes haldusülesandeid.
Kõige tõhusamalt suhelda on selge ja kokkuvõtlik teave oluline. Mällu, kirjaliku kommunikatsiooni kaudu, sisemise kontoripõhise e-kirjaga, ükshaaval ükskõik millisel suhtlusel või grupi seadetes on oluline järgida käimasolevat teemat, mitte räppida.
Mõned põhioskused, mis on vajalikud tõhusaks kommunikatsiooniteenusteks, on järgmised:
- Telefoni etikett
- Kasutajatugi
- Põhi- ja excel-programmid
- Aja planeerimine
- Organisatsiooni oskused
5 -
Väline teatisVäline kommunikatsioon hõlmab potentsiaalset suhtlemist müüjate, teiste arstide tavadega, kindlustusseltside ja teiste ettevõtetega. See võib nõuda välja vallanduvate telefonikõnede tegemist, trükkides professionaalseid kirju, faksimine ja kirjad.
Tavaliselt on sertifikaadi või partnerite kraad omandatud büroo protseduuridest äriprogrammis, sealhulgas haldusprotsessides ja -protseduurides, nõuete menetlemisel, patsiendikaartide koostamisel ja põhiliste arvutioskuste osas. Peamised administratiivse abivahendi oskused ja suutlikkus kontoriseadmete nõuetekohaseks kasutamiseks on olulised e-kontori edukuse jaoks.